1. AMAÇ:
Bu prosedürün amacı; ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS) kapsamında tesislerde ÇYS politikalarına uygun olarak faaliyetlerin sürdürülebilmesi ve ÇYS risklerinin hedefler çerçevesinde kontrol altında tutulmasını sağlamak.
2. KAPSAM:
Bu prosedür; ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS) içerisinde faaliyetlerin kontrolü ve işletme kontrolü adına neler yapılması gerektiğine yönelik faaliyetlerini kapsar.
3. TANIMLAR ve KISALTMALAR:
3.1. Tanımlar
3.2. Kısaltmalar
ÇYT: ÇEVRE YÖNETİM TEMSİLCİSİ
4. SORUMLULUK:
Firma bünyesinde bu prosedürün uygulanmasından Çevre Yönetim Temsilcisi sorumludur.
5. İLGİLİ FORMLAR:
PR.19.FR.01 Çevre Yönetim Programı Formu
PR.19.FR.02 Tehlikeli Atık Geçici Depo Alanı Atık Kayıt Formu
PR.19 L.01 Atık Listesi
6. UYGULAMA:
6.1. Çevre Yönetim Programı
6.1.1. Genel Bilgi
Çevre Boyutları ve Etkileri Analizi Prosedürü PR.23’ye göre Çevre Yönetim Temsilcisi,Yönetim Kalite Temsilcisi, Genel Müdür ve kurulan ekip tarafından ortak gerçekleştirilen PR.23.FR.01 Çevre Boyut ve Etkileri Değerlendirme Formu üzerinden analizler sonrasında iyileştirmeler başlatılır. Bu iyileştirmeler ise ana başlıklar ve plan olarak Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01 üzerinden planlanır.
Hazırlanacak olan Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01 firmamızın çevre hedeflerine ulaşabilmesinde kullanılan en önemli yönetim mekanizmasıdır.
Hiçbir istisna kabul edilmeksizin tüm birimlerde Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01 hazırlanacak ve yürütülecektir. Birden fazla sayıdaki birimde geçerli olacak şekilde ortak bir program oluşturulamaz. Aralarındaki benzerlikler ne kadar fazla olursa olsun her birimin kendine özgü şartları olduğu ve bunların çevre yönetim planına yansıtılması gerektiği kabul edilir.
6.1.2. Çevre Yönetim Programının Kapsamı
Hazırlanacak program içerisinde aşağıda belirtilen konular asgari seviyede kapsanmalı fakat birimin özel ihtiyaçları göz önünde bulundurularak gerekli ilaveler de programa dahil edilmelidir:
- Çevre organizasyonu ve sorumluluklar,
- Çevre boyut ve etkilerinin değerlendirilmesi,
- Uygulama yöntemleri,
- Alt yükleniciler ve hizmet alımları,
- Malzeme yönetimi,
- Yasal gerekler ve diğer şartların takip edilmesi,
- Eğitim ve personel yetkinliği,
- Doküman ve kayıtların yönetimi,
- Acil durum planları,
- Uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler ve iyileştirme,
- İç denetimler,
- Yönetimin gözden geçirmesi,
Bu konuların program içerisinde nasıl ele alınacağı bu prosedürün bundan sonraki bölümlerinde açıklanmaktadır.
6.1.3 Çevre Organizasyonu ve Sorumluluklar
Çevre yönetim sistemi uygulamalarında yer alacak bütün çalışanların görev, sorumluluk ve yetkileri dökumante edilerek Görev Tanımları içerisinde tanımlanmıştır.
Çevre sorumluluklarına yönelik yapılan atamalar Genel Müdür tarafından tüm birime resmi yollardan (iç yazışma, duyuru panoları, vb.) duyurulmalıdır.
Fabrikada, çevre uygulamalarından en üst seviyedeki sorumluluk Genel Müdür’ün üzerindedir. Çevre Yönetim Temsilcisi tüm çevre uygulamalarında Genel Müdür’ün yetkilerini temsil eder ve çevre organizasyonunda en üst noktayı oluşturur.
Çevre Yönetim Temsilcisi, birimdeki çevre yönetim sisteminin tasarlanması, uygulanması, performansının takibi ve iyileştirmelerin yapılmasından sorumludur.
Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01 içinde, Genel Müdürün çevreye yönelik olarak yönetiminin sorumlulukları ve performansın sürekli iyileştirilmesi yönünde taahhütleri yer almalıdır.
6.1.4 Çevre Boyut ve Etkilerinin Değerlendirilmesi
Birim faaliyetleri kapsamında çevre boyutları belirlenmeli ve bunlara ilişkin etki değerlendirmeleri yapılmalıdır. Bu çalışmaya personelin nasıl katılacağı ve kimlerin hangi sorumlulukları yerine getireceği planlanmalıdır.
Bu çalışma sonucunda tespit edilen etki büyüklükleri baz alınarak fakat kişisel değerlendirmeleri de göz önünde bulundurarak çevre boyutları sınıflandırılmalı ve hangileri üzerinde kontrol ve ölçme faaliyetleri sürdürülerek performansın takip edileceği belirlenmelidir.
Çevre etkilerinin kontrol altında tutulabilmesi için uygulanacak yöntemler (talimatlar, prosedürler, vb.) ve buradaki sorumluluklar tanımlanacak, gerekiyorsa uygulamanın kapsamı da belirtilecektir.
Benzer şekilde çevre etkilerinin kontrolu sırasında yapılacak ölçüm ve izleme faaliyetleri de tanımlanacaktır. Ele alınan çevre boyutu kapsamında nelerin izleneceği ve ölçüleceği, bu işlemin hangi yöntemlerle yapılacağı, ölçüm sıklığı, sorumluluklar, tutulacak kayıtlar ve bunların nasıl raporlanacağı açıklanacaktır.
İzleme ve ölçümlere yönelik hedefler (nicel veya nitel) oluşturulacak ve dokümante edilecektir. Hedefler ortaya koyulurken risklerin büyüklüğü, müşteri gerekleri, yasal şartlar, firmamızın uygulama pratiği ve Çevre Politikası (YEK_A_) ve işletmenin teknik ve finansal imkânlarıyla uyumlu olunacaktır.
İzleme ve ölçümler sırasında çeşitli cihazlar kullanılacak ise bunların kalibrasyon ve bakım yöntemleri ve hangi kayıtların tutulacağı belirtilecektir.
Yapılan izleme ve ölçme faaliyetleri sonucunda elde edilen performansın hangi yöntem ve kayıtlar ile takip edileceği belirtilmelidir. Performans ölçümleri, çevreyi etkileyen kazaları ve uygunsuzlukları (çevre yönetim sistemi uygunsuzlukları dâhil) da ele alacak şekilde oluşturulmalıdır.
6.1.5 Uygulama Yöntemleri
Tanımlanan çevre etkilerinin ilgili olduğu uygulamalara ilişkin prosedürler, talimatlar ve benzeri dokümanlar bu başlık altında bir araya getirilmeli veya onlara atıfta bulunulmalıdır.
Bahsedilen dokümantasyon firmamızın kendi dokümanlarının yanı sıra işveren dokümanları, harici standartlar ve prosedürler ve benzerlerini kapsamalıdır. Firmamızın harici dokümanlar için sorumluluklar, oluşturulacak kayıtlar ve raporlama ayrıca tanımlanmalıdır.
Uygulama yöntemlerinin haricinde kalan ve birim çevre yönetim sistemini oluşturan her türlü prosedür, form ve talimatlar ve benzerleri de yönetim programı içerisinde basılı dokümanlar şeklinde bir araya getirilmelidir.
6.1.5.1. Atık Yönetimi
Gerek ürün üretimi esnasında gerek ofisler ve çalışma alanlarında gerekse iç ve dış taşımalar esnasında kullanılan ortaya çıkan her tür katı, sıvı, gaz vb. atık türlerinin; minimum olması, kontrollü bir şekilde T.C. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı tarafından lisanslı atık toplama, taşıma ve bertaraf kuruluşları tarafından kontrollü olarak imha edilmesi yönünde bir politika izlenmesi gerekmektedir. Bu yönde Çevre Yöenetim temsilcisi ve Yönetim Kalite Temsilcisi dirsek teması çalışır.
Atık yönetimine yönelik veriler ise PR.19.L.01 Atık Listesi üzerinde Yönetim Kalite Temsilcisi tarafından tutulur ve takip edilir.
Yasal şartlar kapsamında zorunlu atıkların takibi Kalite Yönetim Temsilcisi ve Çevre Yönetim Temsilcisi tarafından yapılarak, sadece yılda bir defa Çevre İl Müdürlüğü’ ne bildirim yapılır.
Tehlikeli atıkların, geçici depolama alanlarındaki takibini yapmak amacıyla PR.19.FR.02 Tehlikeli Atık Geçici Depo Alanı Atık Kayıt Formu kullanılır.
6.1.5.2 Enerji Tüketimi Yönetimi
Gerek ürün üretimi esnasında gerek ofisler ve çalışma alanlarında gerekse iç ve dış taşımalar esnasında kullanılan enerjinin; minimum olması yönünde bir politika izlenmesi gerekmektedir. Bu yönde Çevre Yönetim temsilcisi ve Yönetim Kalite Temsilcisi dirsek teması çalışır.
Enerji tüketimi yönetimine yönelik veriler ise PR.26.FR.02 Enerji Tüketim Takip Matrisi üzerinde Çevre Yönetim temsilcisi tarafından tutulur ve takip edilir.
6.1.5.3 Geri Dönüşümlü Malzeme Kullanımı Yönetimi
Gerek ürün üzerinde direkt olarak kullanılan, gerekse yardımcı ya da sarf, paketleme vb. malzemesi olarak kullanılan malzemeler; seçilir iken ve dışarıdan tedarik edilir iken geri dönüşümlü malzemeler seçilmesi ve tedarik edilmesi gerekmektedir. Bu yönde Satınalma Yöneticisi ve Çevre Yönetim temsilcisi dirsek teması çalışır.
6.1.6 Alt Yükleniciler ve Hizmet Alımları
Alt yüklenicilerin ve hizmet alınan diğer tarafların çevre sistemi yönetimi içerisinde ne şekilde yer alacakları tarif edilmelidir. Bu tanımlama, ilgili tarafların faaliyetleri ve bu faaliyetlere ilişkin yapılan çevre boyut ve etki değerlendirmeleri ile tutarlı olmalıdır.
Alt yüklenicilere aktarılması planlanan faaliyet alanları için yapılacak çalışma asgari seviyede şu başlıkları içermeli, alt yüklenicilere yapılacak aktarımlar kesinleştiğinde çalışma tekrar gözden geçirilmelidir:
- Alt yüklenicinin çevre yönetim organizasyonu, yetki ve sorumluluklar
- Yapacakları çevre uygulamaları, izleme, ölçme ve kontrol faaliyetleri
- Oluşturacakları kayıtlar ve bunların raporlanması
- Acil durum planları içerisindeki yerleri
- Eğitim ve personel yetkinliği gerekleri
- Firmamızın alt yüklenici uygulamalarını nasıl takip ve kontrol edeceği
6.1.7 Malzeme Yönetimi:
Birimde kullanılan veya kullanılacak ve çevre etkileri olan malzemeler tespit edilmelidir. Bu malzemeler için şu örnekler verilebilir:
- Tüm kimyasallar
- Patlayıcılar
- Yakıtlar, yağlar
- Yanıcı, parlayıcı ve patlayıcı maddeler
- Test işlemlerinde kullanılan malzemeler
- Ve benzerleri
Bu malzemelerin taşıması gereken özellikler tespit edilmeli veya ilgili standartlara atıfta bulunulmalıdır.
Bu malzemelerin tespit edilen koşullara uygun olarak temin edilmesinin güvence altına alınması için
bunlarla ilgili satın alma yönetmelikleri hazırlanmalıdır. Bu yönetmelikler içinde satıcı firmalara hangi bilgilerin gönderileceği, gelen malzemelerin nasıl kontrol ve muayeneden geçirileceği ve benzeri hususlar yer almalıdır.
Birim sınırlarına giren malzemelerin depolanması, kullanım yerlerine taşınması, kullanılması, kullanımdan artan veya hurdaya ayrılanların nasıl işlem göreceğine yönelik yazılı talimatlar oluşturulmalı ve bunlara ilişkin sorumluluklar belirtilmelidir.
Bu kapsamda; alt tedarikçilerden alınan malzemelerin her birisi için Çevre Yönetim temsilcisi tarafından kendilerinden MSDS – Malzeme Güvenlik Bilgi Formları ve TDS – Technical Data Sheet dokümanları istenir ve dosyalanır. Birer kopyası ise KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılmış bir şekilde Çevre Yönetim temsilcisi tarafından bu malzemelerin kullanıldıkları alanlara asılır.
Acil durum planları içerisinde riskli malzemelerin kullanımında ortaya çıkabilecek problemler de yer almalıdır.
Malzeme yönetimine yönelik veriler ise PR.26.FR.03 Kimyasal Malzeme Tüketim Takip Matrisi Çevre Yönetim temsilcisi tarafından tutulur ve takip edilir.
6.1.8 Yasal Gerekler ve Diğer Şartların Takip Edilmesi:
Birimde sürdürülecek faaliyetlere ilişkin olmak kaydıyla çevre konularındaki yasal mevzuat ve mahalli idarelerin regülasyonlarının ve diğer şartların (uluslararası standartlar, vb.) nasıl temin edileceği, saklanacağı, güncelliklerinin sağlanacağı ve ilgili çalışanlarla diğer taraflara (örneğin alt yüklenicilere) ne şekilde iletileceği belirtilmelidir.
İşverenin uyulmasını talep ettiği çevre regülasyonları da bu kapsamda ele alınmalı ve bu konuya özel bir önem verilmelidir. Çevre ile ilgili şartname gerekleri tümüyle tespit edilmeli, firmamızın genel pratiği içinde karşılanamayan veya farklılık gösteren gereklere yönelik uyum ve geliştirme çalışmaları yapılmalıdır.
6.1.9 Eğitim ve Personel Yetkinliği:
Birimdeki tüm pozisyonlar için gerekli çevre yetkinlik koşulları tanımlanmalı ve çalışanların da üstlendikleri görev ve sorumluluklar kapsamında çevre yetkinlik düzeyleri tespit edilmelidir. (Bkz. PR.11 İnsan Kaynakları Prosedürü) Personelin çevre bilinç düzeyinin yükseltilmesi, yetkinliklerinin geliştirilmesi ve sorumluluklarını taşıdıkları görevlerin yetkinlik gerekleri ile sahip oldukları yetkinlik seviyesi arasındaki olası farkların giderilmesi amacıyla eğitimler düzenlenmelidir. Eğitim faaliyetleri bir plan çerçevesinde yürütülmeli ve tutulacak kayıtlar belirtilmelidir.
Birime yeni katılan personele yönelik olarak bir çevre oryantasyon programı düzenlenmelidir.
6.1.10 Doküman ve Kayıtların Yönetimi:
Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01 çerçevesinde üretilen veya atıfta bulunulan dokümanlar ve programın yürütülmesi esnasında oluşturulan kayıtların tamamının izlenebilmesi amacıyla master listeler oluşturulmalıdır.
Doküman ve kayıtların yönetimine yönelik olarak şunlar tanımlanmalıdır:
- Kimler tarafından hazırlanacağı ve onaylanacağı
- Kimlere raporlanacağı veya iletileceği
- Birim içi ve dışı iletişimde hangi yöntemlerin izleneceği
- Saklanma şekilleri ve sorumluluklar
- Ne kadar süre muhafaza edilecekleri
- Bilgi amaçlı veya yasal zorunluluklar gereği arşivlemenin nasıl olacağı
- Geçerliliğini yitiren dokümanların kullanımının nasıl engelleneceği
- Doküman ve kayıtların formatı ve numaralandırma sistemi
Dokümanların ve kayıtların yönetimi Doküman ve Veri Kontrolü Kontrolü Prosedürü (PR.01)’ne göre gerçekleştirilir.
6.1.11. Acil Durum Planları:
Acil Durum Prosedürü PR.21‘a uygun olarak acil durumlar tanımlanmalı ve bunlara yönelik planlar hazırlanmalıdır.
Mümkün olan durumlarda acil durumlara yönelik tatbikatlar ve eğitimler yapılmalı ve bunlara yönelik planlar hazırlanmalı, faaliyetler kaydedilmelidir.
6.1.12 Uygunsuzluklar, Düzeltici Faaliyetler ve İyileştirme:
PR.05 Düzeltici Faaliyetler Prosedürü ‘nde tarif edildiği şekliyle; uygunsuzlukların nasıl tespit edileceği, düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin nasıl yürütüleceği ve etkinliklerinin takibi, bunlara ilişkin sorumluluklar ve oluşturulacak kayıtlar tanımlanmalıdır.
6.1.13 İç Denetimler:
İç denetimlerin nasıl gerçekleştirileceği, kapsamı, sorumluluklar, oluşturulacak kayıtlar tanımlanmalıdır.
İç denetimler için bir plan hazırlanmalı ve denetimler bu plan dahilinde sürdürülmelidir.
KYS ÇYS sistemlerinin her birinin denetimleri PR.04 İç Tetkik Prosedürü’ e göre gerçekleştirilir.
6.1.14 Yönetimin Gözden Geçirmesi:
Birim üst yönetimince birim içerisinde sürdürülen çevre uygulamaları ve çevre yönetim sistemi bir bütün olarak ve periyodik bir şekilde gözden geçirilmelidir.
Gözden geçirme toplantılarına kimlerin katılacağı, gündem konuları, kararların raporlanması ve takibinin nasıl yerine getirileceği konuları tanımlanmalıdır.
Gözden Geçirmeler; PR.06 Yönetimin Sorumluluğu Prosedürü’ a göre gerçekleştirilir ve kayıt altına alınır.
6.1.15 Çevre Yönetim Programının Hazırlanmasıyla İlgili Diğer Hususlar:
6.1.15.1. Çevre Yönetim Sistemi İle İlişki:
Firmamızın Çevre Politikası , Yönetim Sistemi El Kitabı ve ÇYS Prosedürler; tüm birimlerde çevre yönetim sistemlerinin ve izlenecek uygulama yöntemlerinin temelini oluştururlar. (Kodlamalar için bakınız; PR.01 Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü)
Bahsi geçen prosedürlerde ele alınan konulardan bazıları için uygulamanın yapılmasına yönelik detaylar verilmemiş, genel çerçevenin çizilmesiyle yetinilmiştir.
İşletmede Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01’ nda bu konuların uygulama detayları oluşturulur.
Çevre Yönetim Programı PR.19.FR.01 kapsamında ele alınması gerektiği bu prosedür tarafından belirtilen konuların bazıları için Çevre Yönetim Sistemi Prosedürlerinden bire bir karşılık gelenler bulunmaktadır. Programda yer alacak bu konular için iki yöntem izlenebilir:
- Bahsedilen prosedürlerin ve bağlı dokümanların birimde kullanılacağı belirtilir ve gerekli uygulama detayları da ayrıca oluşturulur.
- Birimin kendi ihtiyaçları paralelinde özelleştirmeler yapılır.
6.1.15.2. Çevre Yönetim Sistemi Kaynak Gereksinimleri:
Hazırlanan çevre yönetim programının uygulanabilmesi, izlenebilmesi ve elde edilen sonuçlara göre düzelme ve geliştirmenin yapılabilmesi için gerekli kaynaklar (insan kaynakları, teknoloji, know-how, finansal kaynaklar, vb.) program içerisinde tanımlanmalıdır. Eksik kaynakların giderilmesine yönelik zaman çizelgeleri hazırlanmalı ve bunlar hedefler şeklinde programda yer almalıdır.
6.1.15.2.1. Programın Güncel Tutulması:
Çevre yönetim programının gelişen koşullara göre güncelliği sağlanmalıdır. Faaliyet alanlarındaki değişimler, çevre hedeflerine ulaşmakta gösterilen performans, iç denetimler ve gözden geçirmeler sonucunda ortaya çıkan revizyon ihtiyaçları, düzeltici, önleyici ve iyileştirici faaliyetler gereğince program da eklemeler ve değişiklikler yapılması gerekebilir.
Bunların dışında programın ilk hazırlandığı aşamada, bu prosedür kapsamında ele alınması gerektiği belirtilen konuların tamamı çevre yönetim programında nihai halleri ile işlenemeyebilir (özellikle yeni bir fabrikanın kuruluş aşamasında). Bu gibi durumlarda programın hangi zaman diliminde son şeklini alacağı ve hangi aşamaların ne zaman oluşturulacağına ilişkin bir plan oluşturulmalı ve programın içine dahil edilmelidir.
Programda yapılacak revizyonlardan sonra da ilk hazırlanmasında geçerli olan onay işlemleri gerçekleştirilir.
6.2 Dağıtım, Saklama ve Kontrol
Kullanımda olan tüm dokümanların kontrol ve dağıtımları, saklanması, geri toplanması ve imhası Doküman ve Veri Kontrolü Prosedürü (PR.01)’ne göre Çevre Yönetim Temsilcisi tarafından gerçekleştirilir.